Współczesny obrót gospodarczy cechuje się wysokim stopniem sformalizowania, co znajduje odzwierciedlenie w coraz bardziej rozbudowanych strukturach kontraktowych. Nawet rutynowe postanowienia, w przypadku ich wadliwej redakcji, mogą stać się źródłem dotkliwych strat finansowych oraz długotrwałych sporów sądowych.
Błędy w umowach
Największym problemem w codziennej praktyce biznesowej okazuje się brak precyzji w opisie przedmiotu świadczenia. W obrocie profesjonalnym prowadzi to do kosztownych sporów o to, co faktycznie wchodziło w zakres zlecenia, a co stanowi płatne ekstra roboty dodatkowe. Szczególnie w branży budowlanej czy technologicznej, brak precyzyjnych harmonogramów i jasno wyznaczonych etapów, czyli tzw. kamieni milowych, sprawia, że inwestor traci realną kontrolę nad projektem. Bez nich udowodnienie dłużnikowi zwłoki staje się niemal niemożliwe, bo trudno wskazać konkretny moment, w którym tempo prac przestało odpowiadać założeniom.
Kolejny krytyczny punkt, to błędnie sformułowane postanowienia dotyczące kar umownych. Często spotyka się w kontraktach zapisy przewidujące kary za opóźnienia w płatnościach faktur, co w świetle prawa jest niedopuszczalne. Do tego dochodzi problem braku realnych zabezpieczeń finansowych. Wielu managerów, działając pod presją czasu lub w nadmiernym zaufaniu do partnera, rezygnuje z gwarancji bankowych, ubezpieczeniowych czy kaucji.
Błędem, który ujawnia się najszybciej w sytuacjach kryzysowych, jest nieprecyzyjne określenie zasad odpowiedzialności za podwykonawców. Choć zgodnie z art. 474 k.c. dłużnik odpowiada za działania pracowników, jak za własne, brak doprecyzowania tych kwestii w tekście umowy zachęca wykonawców do przerzucania winy na firmy trzecie. To z kolei zamienia prosty spór w wielowątkowy proces sądowy, w którym trudno wskazać odpowiedzialnego. Całość obrazu dopełnia bezkrytyczne kopiowanie gotowych wzorów z Internetu.
Ryzyka umowne
Fundamentem bezpieczeństwa obrotu gospodarczego jest świadome organicznie ryzyka kontraktowego, rozumianego jako ogół czynników prowadzących do szkody majątkowej, sporów prawnych lub paraliżu operacyjnego. Ryzyka kontraktowe można sklasyfikować w kilku kluczowych obszarach.
- Ryzyka prawne i compliance: Obejmują klauzule abuzywne, niewykonalne lub sprzeczne z prawem (np. naruszające RODO), a także nieprecyzyjne określenie jurysdykcji.
- Ryzyka finansowe: Związane z niejasnymi warunkami płatności, nieograniczoną odpowiedzialnością odszkodowawczą oraz ukrytymi kosztami (np. automatyczne odnowienia).
- Ryzyka operacyjne i zmian: Wynikają z rozdźwięku między treścią umowy a faktycznymi możliwościami realizacyjnymi zespołu, braku procedur aneksowania (zmiany zakresu) czy braku strategii wyjścia.
- Ryzyka bezpieczeństwa: Brak należytego zabezpieczenia poufności (NDA) oraz własności intelektualnej.
Kluczowym momentem dla bezpieczeństwa kontraktu jest faza negocjacji. Po podpisaniu dokumentu pole manewru drastycznie maleje. Skuteczna redukcja ryzyk opiera się na stosowaniu precyzyjnego języka, pozbawionego wyrażeń nieostrych, na standaryzacji umów stosowaniu harmonogramów realizacji kamieni milowych.
Klauzule odpowiedzialności i zabezpieczenia roszczeń
Ważnym instrumentem dyscyplinującym dłużnika jest klauzula kary umownej. Musi ona jednoznacznie wskazywać na uchybienie zobowiązaniu niepieniężnemu (np. zwłoka w wydaniu dokumentacji) oraz określać precyzyjny mechanizm naliczania sumy (kwotowo lub procentowo). Ważnym wariantem jest klauzula odszkodowania uzupełniającego (art. 484 § 1 kc), bez której wierzyciel – nie może żądać kwoty wyższej niż zastrzeżona kara, nawet jeśli szkoda ją przewyższa.
W celu mitygacji ryzyka finansowego po stronie dłużnika stosuje się klauzule ograniczające odpowiedzialność. Wyróżniamy tu przede wszystkim kwotowe ograniczenie odpowiedzialności do określonego pułapu (np. do wysokości wynagrodzenia), oraz klauzule wyłączające odpowiedzialność za szkody pośrednie i utracone korzyści. W obrocie profesjonalnym dopuszczalne jest także wprowadzenie klauzul modyfikujących miernik staranności, choć należy pamiętać, że zgodnie z art. 473 § 2 k.c. nieważne jest zastrzeżenie, iż dłużnik nie będzie odpowiedzialny za szkodę wyrządzoną umyślnie.
Klauzule ochrony aktywów niematerialnych i lojalności
W obszarze bezpieczeństwa informacji fundamentalne znaczenie ma klauzula zachowania poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement). Powinna ona zawierać precyzyjną definicję „Informacji Poufnych”, procedurę ich oznaczania oraz wskazanie kręgu osób (pracowników, podwykonawców), którym dane mogą być udostępnione. Częstym uzupełnieniem jest klauzula non-solicitation, która uniemożliwia kontrahentowi przejmowanie kluczowego personelu lub klientów drugiej strony pod rygorem wysokich sankcji finansowych.
W umowach o charakterze wdrożeniowym lub twórczym niezbędna jest klauzula przeniesienia autorskich praw majątkowych. Musi ona wyczerpująco wymieniać pola eksploatacji (art. 41 ust. 2 PrAut) oraz regulować kwestię prawa do wykonywania autorskich praw zależnych, co pozwala nabywcy na dokonywanie modyfikacji w dziele.
Klauzule adaptacyjne i porządkowe
W obliczu niestabilności gospodarczej kluczową rolę odgrywają klauzule waloryzacyjne, wiążące wysokość wynagrodzenia z obiektywnymi wskaźnikami, np. inflacją lub wskaźnikami cen GUS (art. 3581 kc), oraz klauzule siły wyższej (art. 3581 kc). Te ostatnie powinny zawierać katalog zdarzeń nadzwyczajnych (wojna, epidemia, katastrofy naturalne) oraz procedurę powiadomienia strony i skutki zawieszenia obowiązków stron. Specyficznym rodzajem są klauzule istotnej niekorzystnej zmiany/skutku, pozwalające na odstąpienie od umowy lub renegocjację warunków w razie wystąpienia istotnej, negatywnej zmiany sytuacji rynkowej lub finansowej kontrahenta.
Klauzule w reżimie ochrony danych osobowych
W reżimie ochrony danych osobowych kluczowe znaczenie mają postanowienia regulujące przepływ informacji, które w obrocie profesjonalnym dzielimy na dwa instrumenty. Pierwszym z nich jest klauzula powierzenia przetwarzania danych, oparta na art. 28 RODO, która jest obligatoryjna w każdej relacji, gdzie jeden podmiot zleca operacje na danych innemu podmiotowi. Musi ona precyzyjnie określać przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania, a także nakładać restrykcyjne obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i raportowania incydentów.
Negocjacje umów
Zgodnie z art. 72 § 1 k.c., i zasadą pełnego porozumienia, umowa zostaje zawarta dopiero w chwili, gdy strony osiągną konsensus co do wszystkich postanowień, które były przedmiotem rokowań. Należy jednak wskazać na istotny wyjątek: strony mogą uznać umowę za zawartą już po uzgodnieniu elementów istotnych, jeżeli wyrażą taką wolę w sposób wyraźny lub dorozumiany, traktując dalsze rozmowy nie jako warunek dojścia umowy do skutku, lecz jako doprecyzowanie szczegółów wykonania zobowiązania.
Skutki wadliwych umów
Bezpieczeństwo obrotu gospodarczego opiera się na założeniu, że raz zawarta umowa będzie wiązać strony aż do jej pełnego wykonania. Jednak polski ustawodawca, kierując się potrzebą ochrony interesów słabszych stron oraz koniecznością zachowania zgodności z porządkiem publicznym, przewidział szereg mechanizmów, które mogą podważyć moc prawną kontraktu. Zrozumienie gradacji tych wad – od drobnych uchybień możliwych do naprawienia aneksami, aż po błędy skutkujące całkowitą nieważnością – jest kluczowe dla każdego przedsiębiorcy i managera. Polskie prawo cywilne balansuje między zasadą wolności umów a rygorami ochrony obrotu.
Fundamentem polskiego prawa kontraktowego jest statuowana w art. 353¹ kc zasada swobody umów. Pozwala ona stronom kształtować stosunek prawny według własnego uznania. Wolność ta nie ma jednak charakteru absolutnego – treść lub cel umowy nie mogą sprzeciwiać się ustawie, zasadom współżycia społecznego ani naturze samego stosunku prawnego. Przekroczenie tych granic skutkuje wadliwością czynności prawnej, która w zależności od ciężaru naruszenia, może prowadzić do konieczności naprawy kontraktu lub jego całkowitego upadku.
W polskim systemie prawnym naruszenie reguł kontraktowania nie zawsze wywołuje identyczne skutki. Kluczowe jest rozróżnienie między nieważnością bezwzględną a względną, nazywaną również wzruszalnością. Nieważność bezwzględna następuje z mocy samego prawa, a umowa od początku nie wywołuje żadnych skutków. Dotyczy to sytuacji ekstremalnych, takich jak brak świadomości lub swobody wynikający z chorób psychicznych, pozorność oświadczenia woli opisana w art. 83 k.c., czy wprost sprzeczność z ustawą na podstawie art. 58 k.c. W tych przypadkach sąd ma obowiązek uwzględnić nieważność z urzędu na każdym etapie postępowania.
Z kolei wzruszalność pozostawia decyzję w rękach stron. Czynność pozostaje ważna do momentu, aż uprawniony podmiot uchyli się od skutków oświadczenia woli złożonego pod wpływem błędu istotnego (art. 84 k.c.), podstępu lub bezprawnej groźby (art. 87 k.c.). Warto zaznaczyć, że błąd wywołany przez pełnomocnika lub posłańca traktuje się na równi z błędem własnym strony. Podobne skutki może wywołać orzeczenie sądu w przypadku wyzysku. Do czasu skutecznego uchylenia się od oświadczenia lub wyroku sądu, dokonana czynność wywołuje wszystkie skutki prawne, co daje stronom pewną przestrzeń do sanacji (naprawy) relacji, jeśli uznają one, że mimo wady chcą kontynuować współpracę.
Współczesne prawo cywilne nakazuje dążyć do utrzymania skuteczności umowy w jak najszerszym zakresie. Zgodnie z art. 58 § 3 k.c., jeżeli nieważnością dotknięta jest tylko część czynności, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, chyba że bez nich umowa w ogóle nie zostałaby zawarta. Aby zabezpieczyć się przed ryzykiem upadku całego projektu, strony często wprowadzają do kontraktów klauzule salwatoryjne. Przewidują one, że nieważność jednego zapisu nie wpływa na resztę umowy, a strony zobowiązują się zastąpić wadliwe postanowienie nowym, o zbliżonym celu. Należy jednak pamiętać, że taka klauzula nie wyłącza badania pierwotnego zamiaru stron – jeśli usunięty fragment był dla kontrahentów kluczowy, cała umowa może zostać uznana za nieważną mimo zapisów salwatoryjnych.
Osobną kategorię stanowią wady chroniące interesy osób trzecich lub konsumentów. Bezskuteczność względna, uregulowana m.in. w art. 59 k.c., pozwala uznać umowę za nieskuteczną tylko wobec konkretnej osoby, której roszczenia zostały uniemożliwione przez daną czynność. Podobną funkcję pełni skarga pauliańska (art. 527 k.c.), chroniąca wierzycieli przed nielojalnością dłużnika. W relacjach B2C kluczowe są natomiast klauzule abuzywne (art. 385¹ k.c.). Zapisy nieuzgodnione indywidualnie, które rażąco naruszają interesy konsumenta, po prostu go nie wiążą, przy czym reszta umowy pozostaje w mocy. Ostatecznie, gdy naprawa kontraktu drogą aneksowania zawodzi, jedyną drogą ochrony pozostaje powództwo o ustalenie nieważności na podstawie art. 58 k.c., co definitywnie usuwa wadliwe zobowiązanie z obrotu prawnego.
Podsumowanie
Fundamentem bezpiecznego kontraktu jest merytoryczna precyzja i odejście od powielania internetowych szablonów, które często zawierają błędy narażające przedsiębiorstwo na straty. Najpoważniejszymi uchybieniami w praktyce są niejasne opisy przedmiotu świadczenia. Na szczególną uwagę zasługuje kwestia kar umownych, lecz zastrzeganie ich za opóźnienia w płatnościach jest z mocy prawa nieważne, gdyż kara umowna może dotyczyć wyłącznie zobowiązań niepieniężnych.
W zakresie zabezpieczenia interesów przedsiębiorstwa istotne są klauzule, np. ograniczające odpowiedzialność odszkodowawczą dłużnika czy wprowadzające mechanizmy ochrony własności intelektualnej i poufności (NDA). Kluczowe znaczenie mają również klauzule adaptacyjne, takie jak waloryzacja inflacyjna czy postanowienia dotyczące siły wyższej. Wskazano przy tym, że każda zmiana wynegocjowanych warunków wymaga zachowania odpowiedniej formy prawnej, co realizuje się poprzez precyzyjnie sformułowane aneksy.
W sferze odpowiedzialności kontraktowej natomiast, kluczowe jest, że profesjonalistów obowiązuje surowszy miernik należytej staranności, uwzględniający zawodowy charakter ich działalności.
Niemniej istotną rolę odgrywają zasady bezpiecznych negocjacji, wskazując, że prowadzenie rozmów bez zamiaru zawarcia umowy może skutkować obowiązkiem naprawienia szkody w granicach ujemnego interesu umownego.
Na zakończenie należy pamiętać, że skuteczne zarządzanie kontraktem opiera się na ciągłym nadzorze nad terminami i etapami prac, co pozwala uniknąć paraliżu operacyjnego i kosztownych procesów sądowych.
Każdego miesiąca wspieramy naszych Klientów przy przygotowaniu i wynegocjowaniu dziesiątek umów. Jesteśmy w stanie zidentyfikować ryzyka dla naszego Klienta i zminimalizować je. Więcej, o tym jak możemy cię wesprzeć Cię każdego dnia dowiesz się ze strony: https://kkplegal.pl/uslugi/biezaca-obsluga-przedsiebiorcow/.
Materiał zewnętrzny
